Slovo soubor se obecně používá k označení na místo, jehož účelem je shromažďování a uchovávání dokumentů, obvykle vyrobené na jiném místě a v důsledku konkretizace jejich příslušných činností, kterými mohou být, jak jsem již řekl, mimo jiné dokumenty, knihy, staré výstřižky z novin a které jsou zjevně životně důležité při pokusu o ponoření se do identity a například historická rekonstrukce národa.
Tato místa jsou také obvykle místem systematických a opakujících se konzultací historiků, vědců o určitých aspektech a přínosech minulosti a studentů základních, středních nebo vysokých škol, které jejich učitelé vysílají, aby s těmito typy míst navázali kontakt a jsou zvyklí používat je jako konzultační metody při plnění speciálních úkolů. Knihovny jsou tedy velkým úložištěm archivů posledních staletí.
Mezitím, aniž bychom unikli úskalím polysémie, slovem archiv se označuje i samotná dokumentární sbírka.
Než jsem se však vyjádřil k rozsahu tohoto termínu, více než cokoli jiného, vztahoval jej k historickému okraji země, osoba, společnost, sanatorium, nemocnice a různé organizace, které existují, obvykle mají soubor, do kterého ukládají veškerou svou činnost. Všeobecné archivy různých národů uchovávají jedinečné informace týkající se historického a kulturního života jejich národů a jsou součástí skutečného dědictví těchto států.
Je zřejmé, že tato otázka musí být provedena podle přísných organizačních kritérií, aby bylo snadné jej odhalit, když přijde čas na hledání konkrétního materiálu; například v případě nemocnice snadné vyhledání anamnézy pacienta, pokud vznikne potřeba vzájemné konzultace, nebo v případě právní kanceláře spis případu, do kterého bylo zasahováno. Stejně tak správný systém klasifikace archivů nemocnice nebo sanatoria je jediným způsobem, jak generovat adekvátní vědecké studie metodologické kvality, což je skutečnost, která charakterizuje zdravotní systémy národů prvního světa.
V důsledku rostoucí přítomnosti technologií v našich životech a v dnešní době byl však v posledních letech zaveden další typ souboru: počítačový soubor, který je také souborem informací nebo dokumentů, ale co se změní, je paměťové médium, které již nebude viditelným fyzickým místem, ale bude čitelné přes počítač, nejčastější jsou diskety, kompaktní disky (CD) popř. pendrive. Tyto soubory však, přestože jsou nehmotné, zabírají prostor nebo „váhu“ kvantifikovanou množstvím informací, které obsahují (bajty nebo jejich násobky). Výrazně tedy zmenšují prostor určený pro inventarizaci knih, bibliorátů či jiných struktur, i když progresivní hromadění digitálních prvků dříve či později vytvoří také velký prostor, který bude redukován. V tomto smyslu se internet stal skvělou knihovnou současné doby s možností ukládat soubory online a minimalizovat a nečekaně redukovat potřebu skutečného prostoru v osobních systémech.
Koncepce archivu proto zaujímá mnoho možných alternativ pro současnou mentalitu, v níž se tradice starověkých knihoven prolíná s rychlou aktuálností počítačových zdrojů. V každém případě je zřejmé, že konečná myšlenka zdroje informací neopustila myšlenku archivů v celé historii lidstva, jeho kultury a vývoje.
