Když mluvíme o účinnosti, máme na mysli kapacitu nebo schopnost, kterou může člověk, zvíře, stroj, zařízení nebo jakýkoli prvek prokázat, aby získal určitý výsledek z akce. Účinnost má co do činění s optimalizací všech postupů pro dosažení nejlepších a nejočekávanějších výsledků. Obecně platí, že efektivita zahrnuje proces organizace, plánování a projekce, jehož cílem bude dosažení stanovených výsledků.
Pojem efektivnost se vztahuje především na oblasti, ve kterých musí mít akce konkrétní a kontrolované výsledky, jako je tomu v případě oblasti podnikání a obchodu. V tomto smyslu bude účinnost akce nejprve usilovat o přístup k příslušným zdrojům, metodám a postupům, které generují nejlepší důsledky pro konkrétní činnost. Příkladem takových situací může být předvídání změn na obchodním akciovém trhu s cílem dosáhnout očekávaných zisků, a tím zvýšit aktiva společnosti nebo instituce. V těchto oblastech má dosahování těchto výsledků velký význam, protože je to prostředek, kterým zajišťují správný rozvoj své činnosti.
Účinnost lze běžně zaměňovat s myšlenkou účinnosti, ale zde je důležité zdůraznit, že tato účinnost předpokládá určitou úroveň účinnosti při maximalizaci zdrojů a investic času nebo peněz k dosažení očekávaných výsledků. I když něco může být účinné, protože dosahuje cílů, pro které bylo takové opatření provedeno, nemusí to být nutně účinné, pokud to nezná nejlepší prostředky nebo metody, jak dosáhnout takového výsledku jako důsledek vhodného využití zdrojů. Efektivní pak může být firma nebo instituce, ve které je dosahováno očekávaných výsledků, ale s enormními náklady a většími než stanovené zdroje, pro které efektivita končí ne zcela rentabilní.
