Objednávka je řádný termín pro účetnictví a každodenní řízení obchodní činnosti. Objednávka je písemná žádost dodavateli se záměrem nakoupit určité zboží a za cenu již dohodnutou mezi kupujícím a prodávajícím.
Jaké informace obsahuje?
Požadavek na nákup uvádí platební a dodací podmínky, takže je autorizací pro dodavatele dodat položky a pro dodavatele předložit odpovídající fakturu. Je třeba mít na paměti, že všechny položky zakoupené společností musí být doprovázeny nákupními objednávkami, které jsou sériově očíslovány, aby bylo možné kontrolovat jejich použití.
Objednávky se běžně vystavují v originále a kopii, originál se zasílá dodavateli a kopie jsou určeny pro účetní oddělení k zaúčtování na účet závazků (může existovat i třetí kopie pro oddělení nákupu společnosti).
V nákupní objednávce jsou zahrnuty následující sekce:
- Číslo objednávky.
- Jméno a adresa poskytovatele.
- Datum zadání objednávky a požadovaný termín dodání.
- Dodací a platební podmínky.
- Množství objednaných položek a jejich popis s jejich číselným kódem.
- Pokud jde o cenu, je uvedena cena každé jednotky a celková kupní cena, případně i náklady na dopravu.
- Nakonec musí objednávka obsahovat autorizovaný podpis odpovědné osoby.
Účel objednávky
Výše uvedené podrobné informace slouží k přesné kontrole nakupovaných položek, protože společnost tak může vést účetní záznamy o svých nákupních operacích.
Na druhou stranu nesmíme zapomínat, že když klient vystaví objednávku, potvrzuje a formalizuje důvěru, kterou v dodavatele má.
Objednávka vystavená zákazníkem je dalším krokem v procesu prodeje, protože prodej ještě nebyl definitivně vyroben. V tomto smyslu z objednávky vyplývá, že postupy společnosti musí být dobře definovány a organizovány. Před vystavením objednávky musí zákazník přesně vědět, jaký je proces registrace ve své firmě a prodávající musí také zajistit informace v dokumentu.
Foto: iStock - BernardaSv
