technologie

definice archivnictví (správa dokumentů)

Standardizované techniky pro správu dokumentů v organizaci nebo entitě

Pojem archivace nebo správa dokumentů se v našem jazyce používá k označení standardizovaných technik používaných na žádost správy dokumentů, které patří organizaci nebo subjektu, společnosti nebo knihovně, abychom uvedli několik běžných příkladů.

Stará disciplína, která se fantasticky vyvinula díky novým technologiím

Musíme naznačit, že ačkoli se používané techniky a postupy měnily a vyvíjely jako přímý důsledek pokroku nových technologií téměř ve všech oblastech a archivnictví samozřejmě nebylo výjimkou, musíme říci, že archivnictví je jistě zastaralé. činnost, kterou člověk odnepaměti nasazuje tváří v tvář imperativní potřebě dokumentovat, zanechávat administrativní, právní či obchodní stopu ve všem, co dělá.

Abychom si udělali představu o ohromném vývoji, který se odehrál ve věci podpěr a skladovacích technik, musíme pouze říci, že nejprimitivnější lidé ukládali své „dokumenty“ na listy papyru nebo do hlíny, zatímco ti dnešní udělejte tak v počítači nebo jiném elektronickém zařízení.

Velký přínos výpočetní techniky a internetu

V tomto smyslu nelze ignorovat, že informatika a následný rozvoj internetu umožnily velký pokrok v oblasti správy dokumentů, díky čemuž je tento úkol mnohem praktičtější a jednodušší jak z hlediska ukládání informací, tak z hlediska získávání uložených dokumentů. ..

Protože samozřejmě dříve museli ti, kteří měli na starosti tento úkol, archiváři, knihovníci nebo archiváři, mezi jinými jmény, která byla přisuzována těm, kteří tento úkol vykonávají, používat a používat těžké registrační knihy, kartotéky, složky, krabice, police, zatímco nyní stačí k určení souboru i obnově dokumentů či děl pouze jedno kliknutí.

Hlavní úkoly, které plní

Archiv se v zásadě postará o: vygenerování a zavedení řady norem a postupů, které umožní identifikaci dokumentů, které jsou archivovány, získávání informací z nich, dobu, po kterou musí zůstat archivovány v případě těch, které může být po nějaké době eliminován a naopak musí garantovat věčné uchování těch dokumentů, které mají velkou hodnotu.